Korespondentka poradni językowej ma dylemat, jak rozpocząć list albo e-mail do zastępcy burmistrza: „Czy Szanowny Panie Burmistrzu to forma właściwa? Pomyślałam o Szanowny Panie Zastępco Burmistrza, ale nie wydaje mi się to poprawne”.
Słusznie. W zwrotach grzecznościowych kierowanych do zastępców osób zajmujących najwyższe stanowisko w jakiejś instytucji opuszczamy słowo zastępca. Podobnie czynimy, zwracając się do wicedyrektora urzędu, prorektora wyższej uczelni, podporucznika w wojsku. Etykieta nakazuje użycie takich zwrotów: Panie Dyrektorze, Panie Rektorze, Panie Poruczniku (w tekście pisanym obowiązują wielkie litery).
W oficjalnych listach zwrot adresatywny zwykle opatrujemy przydawką, najczęściej przymiotnikiem szanowny, szanowna: Szanowny Panie Burmistrzu, Szanowna Pani Dyrektor. Można go wzmocnić przysłówkiem: Wielce Szanowny Panie Profesorze, ale głównie wtedy, gdy piszemy do szczególnie dostojnych osób. Wyszły natomiast z użycia inne grzecznościowe przydawki, jak wielmożny czy łaskawy. Dziś formuły Wielmożny Panie czy Łaskawa Pani trącą myszką (są przestarzałe – objaśnienie dla młodych czytelników). Zawsze natomiast stosowna jest formuła: Szanowny Panie, Szanowna Pani.
Podobnie wygląda nagłówkowa grzeczność w e-mailach. Współcześnie internet to podstawowy kanał komunikacyjny, do którego przenieśliśmy wcześniejsze zwyczaje. Tu także list elektroniczny zaczynamy od zwrotu do adresata: Szanowny Panie Prezesie, Szanowna Pani Profesor. Jednak mejl to nie list pisany na papierze, który poczta po paru dniach dostarcza adresatowi. E-mail może być odebrany chwilę po wysłaniu, co ma wpływ na jego formę. Dlatego popularny jest teraz inny nagłówek: Dzień dobry, jak przy bezpośrednim spotkaniu, bo internet daje złudzenie rozmowy. Niemniej samo Dzień dobry nie zawsze jest stosowne. Jeśli piszę mejla do osoby, z którą łączą mnie oficjalne stosunki albo której nie znam, muszę użyć oficjalnej formuły, na przykład: Szanowny Panie Rektorze.
Jeśli obie strony łączą jakieś bliższe relacje, korespondenci pracują w jednej firmie lub znają się spoza przestrzeni służbowej, to początek mejla może być swobodniejszy: Dzień dobry albo Dzień dobry, Pani Dyrektor, albo tylko Pani Dyrektor. Niefortunne jest łączenie nagłówków z dwóch poziomów oficjalności, na przykład Dzień dobry Szanowna Pani Profesor (zdarzają się). Nagłówek: Droga Pani Profesor czy Drogi Panie Doktorze jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy pisze ktoś od nas pod jakimś względem ważniejszy: starszy wiekiem, starszy stopniem, starszy stanowiskiem. I tylko wtedy, gdy chce skrócić dystans. Słowo droga, drogi ma bowiem w sobie różne subtelności. Może znaczyć, że ktoś jest nam drogi, jak w zwrocie Drogi Przyjacielu. Może sygnalizować sceptycyzm, zwłaszcza w rozmowie: Drogi panie, mówi pan nieprawdę. Może być też sygnałem niekompetencji komunikacyjnej, jeśli tak e-mail tytułuje na przykład student do profesora albo profesorki.
Grzeczności nigdy za wiele… Zawsze lepiej być bardziej niż mniej grzecznym i wiedzieć, kiedy jakich słów można użyć.
Ewa Kołodziejek
