Kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub urzędu skarbowego to jedno z tych doświadczeń, które budzą uzasadnione emocje u każdego przedsiębiorcy. Nawet jeśli działalność firmy prowadzona jest rzetelnie, nieprawidłowości mogą pojawić się w dokumentacji, procedurach lub sposobie interpretacji przepisów. Warto więc wiedzieć, jak skutecznie przygotować się do takiej kontroli – zarówno pod względem prawnym, jak i organizacyjnym – dziś będzie właśnie o tym.
Kto i kiedy może skontrolować firmę?
Kontrola ZUS
ZUS może przeprowadzać kontrolę płatników składek, w tym:
– zasadności zgłoszenia do ubezpieczeń,
– prawidłowości naliczania składek,
– poprawności dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych,
– podstawy wymiaru świadczeń chorobowych,
– przestrzegania przepisów o ubezpieczeniach społecznych.
Kontrola urzędu skarbowego
Organy podatkowe (US, KAS) mają prawo sprawdzić:
– poprawność deklaracji podatkowych,
– prawidłowość rozliczeń VAT, PIT, CIT,
– legalność zatrudnienia i dokumentacji księgowej,
– zgodność przychodów i kosztów z przepisami podatkowymi.
Kontrole mogą mieć charakter:
– czynności sprawdzających – najlżejsza forma,
– kontroli podatkowej – bardziej formalna,
– postępowania podatkowego – gdy pojawią się poważne nieprawidłowości.
Jakie są obowiązki kontrolowanego przedsiębiorcy?
Zarówno ZUS, jak i urząd skarbowy mają obowiązek:
– zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli (co do zasady 7 dni przed),
– przeprowadzać ją w godzinach pracy firmy,
– prowadzić działania w sposób niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorca ma prawo:
– wiedzieć, co dokładnie będzie przedmiotem kontroli,
– złożyć wyjaśnienia i przedstawić dowody,
– być reprezentowany przez pełnomocnika (np. adwokata lub doradcę podatkowego),
– uzyskać protokół i zgłosić do niego zastrzeżenia.
Jak przygotować firmę do kontroli? Lista kontrolna
Uporządkuj dokumentację
– ZUS: deklaracje ZUS DRA, listy płac, umowy o pracę/zlecenie, ewidencje czasu pracy, zwolnienia lekarskie, potwierdzenia opłaty składek.
– US: faktury VAT, JPK, ewidencje VAT, ewidencje środków trwałych, umowy, dokumentacja cen transferowych (jeśli dotyczy), deklaracje podatkowe.
Zadbaj, aby dokumentacja była kompletna, przechowywana zgodnie z wymogami i dostępna bez zbędnej zwłoki.
Sprawdź terminy i kompletność deklaracji
Weryfikacja poprawności i terminowości składanych dokumentów (ZUS, VAT, PIT, CIT) może wykazać, że drobne błędy można jeszcze skorygować przed kontrolą.
Poinformuj zespół
Osoby odpowiedzialne za księgowość, kadry i administrację powinny wiedzieć:
– jak zachować się podczas kontroli,
– kto ma kontakt z inspektorem,
– gdzie znajdują się kluczowe dokumenty.
Przygotuj miejsce i dostęp
Organom kontrolnym należy zapewnić:
– dostęp do dokumentów,
– miejsce do pracy (pokój biurowy, komputer),
– obecność osoby upoważnionej do kontaktu.
Czego może się spodziewać przedsiębiorca podczas kontroli?
W trakcie kontroli może dojść do:
– wezwania do złożenia wyjaśnień
– przesłuchania pracowników lub właściciela
– dokumentowania nieprawidłowości – np. zdjęcia, kopie akt, notatki służbowe.
Co zrobić, jeśli kontrola zakończy się wynikiem negatywnym?
Protokół i zastrzeżenia
Zarówno ZUS, jak i US sporządzają protokół kontroli. Przedsiębiorca ma
14 dni na wniesienie zastrzeżeń.
Zastrzeżenia powinny być:
– rzeczowe i udokumentowane,
– wspierać się orzecznictwem i interpretacjami,
– skonstruowane przy wsparciu prawnika lub doradcy.
Odwołania, skargi, sądy
Jeśli organ wyda decyzję (np. o zaległościach składkowych lub podatkowych), przedsiębiorca może się:
– odwołać do wyższej instancji,
– złożyć skargę do sądu administracyjnego (w przypadku US),
– złożyć odwołanie do sądu ubezpieczeń społecznych (w przypadku ZUS).
Wnioski i rekomendacje
Kontrola nie musi oznaczać problemów – ale warto być przygotowanym wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy inspektorzy są już w firmie.
Profesjonalne przygotowanie dokumentacji, przeszkolenie zespołu i znajomość swoich praw znacząco zwiększają szanse na pozytywny wynik kontroli.
Jeżeli masz wątpliwości co do swoich obowiązków lub dokumentacji – skonsultuj się z kancelarią adwokacką lub doradcą podatkowym jeszcze przed kontrolą.
Porządek w dokumentach jest zawsze mile widziany.
adwokat Agnieszka JUCHNO-MARCJAN
