Drodzy Czytelnicy, zbliżający się nowy rok przyniesie istotne zmiany w przepisach dotyczących umów cywilnoprawnych. Od 1 stycznia 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyska nowe uprawnienia, które pozwolą jej na przekwalifikowanie umów cywilnoprawnych na umowy o pracę, jeśli inspektorzy uznają, że w rzeczywistości między stronami występuje stosunek pracy.
PIP będzie mogła przeprowadzać kontrole, oceniać faktyczny sposób wykonywania pracy i – w razie potrzeby – nakładać decyzje administracyjne zmieniające status zatrudnienia. Co to oznacza w praktyce ? Dla przedsiębiorców wiąże się to z ogromnym ryzykiem finansowym i prawnym.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zauważyło, że wiele osób wykonujących pracę na umowach cywilnoprawnych, takich jak zlecenia czy kontrakty B2B, podlega podporządkowaniu pracowniczemu. To zjawisko, zwane tzw. „fikcyjnymi B2B”, powoduje ogromne straty w systemie ubezpieczeń społecznych. Zatem celem nowych przepisów jest nie tylko uszczelnienie systemu składkowego, ale także większa ochrona osób wykonujących pracę.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zatrudniasz pracowników na umowach cywilnoprawnych, przygotuj się na poważne zmiany. Jeśli PIP uzna, że zawarta umowa powinna być traktowana jak umowa o pracę, będziesz zobowiązany do naliczenia składek jak dla pracownika, stosowania przepisów Kodeksu pracy, a to zapewnienia pracownikowi urlopu, przestrzegania norm BHP i prowadzenia pełnej dokumentacji pracowniczej, jak również zaktualizowania modelu współpracy.
A to jeszcze nie wszystko – nowe przepisy niosą ze sobą również duże ryzyko podatkowe. Zmiana umowy z cywilnoprawnej na o umowę o pracę może wiązać się z koniecznością korekty deklaracji PIT, skorygowania rozliczeń VAT i dokonania niedopłat i odsetek, jeżeli wcześniejsze rozliczenia nie były zgodne z nowymi przepisami.
Pamiętaj, że odwołanie od decyzji PIP nie wstrzymuje jej wykonania. To oznacza, że należy natychmiast zgłosić pracownika do ZUS, naliczać składki jak dla pracownika etatowego i wypłacać wynagrodzenie z pełnymi kosztami pracowniczymi.
Firmy, które najbardziej narażone są na kontrolę PIP, to te, które współpracują z byłymi pracownikami na umowy cywilnoprawne, mają umowy B2B z kontrahentami wykonującymi pracę w stałych godzinach i miejscu, zatrudniają na umowy zlecenia pracowników biurowych, administracyjnych, marketingowych czy IT, działają na rynku z minimalnym ryzykiem gospodarczym.
Aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji związanych z kontrolą, warto działać prewencyjnie. Oto kilka działań, które pomogą zabezpieczyć firmę:
• audyt umów – sprawdź, czy umowy cywilnoprawne odpowiadają rzeczywistemu charakterowi współpracy,
• ocena stosunku pracy – zastanów się, czy umowy spełniają cechy stosunku pracy, takie jak stały czas pracy, nadzór czy brak ryzyka gospodarczego,
• dostosowanie modelu współpracy – jeśli to konieczne, rozważ zmianę umowy lub organizacji pracy, aby lepiej odpowiadała przepisom,
• wprowadzenie procedur dowodowych – zadbaj o to, aby prowadzić odpowiednią dokumentację, w tym raporty, harmonogramy czy potwierdzenia wykonania usług,
• szkolenie działu HR i menedżerów – zadbaj o to, aby pracownicy odpowiedzialni za zatrudnienie i zarządzanie wiedzieli, jak unikać błędów, które mogą wpłynąć na wynik kontroli PIP.
Przekwalifikowanie umowy przez PIP może prowadzić do wysokich dopłat składkowych, korekt podatkowych, sankcji karno-skarbowych, przebudowy modelu zatrudnienia i wzrostu kosztów prowadzenia działalności. Dlatego warto działać z wyprzedzeniem. Zainwestowanie w prewencję teraz jest nie tylko tańsze, ale i znacznie mniej stresujące niż walka z decyzją PIP po kontroli. Pamiętaj – odpowiednie kroki podjęte dziś to gwarancja spokojnej przyszłości dla Twojej firmy.
adwokat Agnieszka JUCHNO-MARCJAN
