Do naszej fundacji regularnie trafiają osoby, które od miesięcy próbują doprowadzić swoją sprawę do końca. Historie są różne – emerytura, świadczenie, sprawa mieszkaniowa, decyzja administracyjna – ale schemat niemal zawsze wygląda tak samo: złożony wniosek, cisza, brak informacji i narastająca frustracja.
„Dzwonię – nikt nie odbiera”.
„Piszę – brak odpowiedzi”.
„Czekam już trzeci miesiąc i nie wiem, co się dzieje”.
W takich sytuacjach łatwo poczuć się bezradnym. Wiele osób zakłada, że „tak już musi być”, że urząd ma czas, a obywatel powinien cierpliwie czekać. To jeden z najczęstszych i najbardziej szkodliwych mitów. Prawda jest inna: urząd ma obowiązek działać w określonym czasie. A obywatel ma prawo go z tego rozliczyć. Prawo nie pozostawia wątpliwości. Organy administracji publicznej mają obowiązek załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
W praktyce oznacza to, że:
– sprawy proste powinny być rozpatrywane niezwłocznie,
– sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego – w ciągu miesiąca,
– sprawy szczególnie skomplikowane – maksymalnie w ciągu dwóch miesięcy.
To nie są orientacyjne ramy. To konkretne terminy wynikające z przepisów.
Cisza urzędu to sygnał, że coś jest nie tak
Brak odpowiedzi ze strony urzędu nie jest neutralny. To nie jest „standardowa procedura” ani „normalne opóźnienie”.
Jeżeli mija ustawowy termin, a urząd:
– nie wydał decyzji,
– nie poinformował o przyczynach zwłoki,
– nie wskazał nowego terminu,to mamy do czynienia z sytuacją, która może naruszać prawa obywatela.
Ponaglenie – proste narzędzie, które zmienia sytuację
Jednym z najskuteczniejszych, a jednocześnie najmniej wykorzystywanych narzędzi jest ponaglenie.
Można je złożyć w dwóch sytuacjach:
– gdy urząd nie załatwił sprawy w terminie (tzw. bezczynność),
– gdy postępowanie trwa dłużej, niż jest to konieczne (przewlekłość).
Nie trzeba przy tym znać szczegółowych przepisów ani posługiwać się skomplikowanym językiem prawniczym. Wystarczy wskazać, że sprawa nie została rozstrzygnięta w terminie lub jest prowadzona zbyt długo.
Ponaglenie można złożyć osobiście, listownie lub elektronicznie. Składa się je za pośrednictwem urzędu prowadzącego sprawę, ale trafia ono do organu wyższego stopnia. I to właśnie ten element ma kluczowe znaczenie. W momencie złożenia ponaglenia sytuacja się zmienia. Urząd nie działa już „we własnym tempie” – jego działania podlegają ocenie.
Organ nadrzędny sprawdza:
– czy doszło do bezczynności lub przewlekłości,
– jakie są przyczyny opóźnienia,
– kto ponosi za nie odpowiedzialność.
Może również wyznaczyć konkretny termin załatwienia sprawy oraz zobowiązać urząd do podjęcia działań naprawczych. Z naszego doświadczenia wynika, że w wielu przypadkach już samo złożenie ponaglenia powoduje wyraźne przyspieszenie sprawy. Pojawia się kontakt, pojawiają się informacje, zaczynają zapadać decyzje.
Jak złożyć ponaglenie – krok po kroku
1. Sprawdź termin
Upewnij się, że minął ustawowy termin załatwienia sprawy (zwykle 1 miesiąc, w sprawach skomplikowanych – 2 miesiące).
2. Oceń sytuację
Złóż ponaglenie, jeśli:
– urząd nie wydał decyzji w terminie (bezczynność),
– sprawa trwa zbyt długo (przewlekłość).
3. Przygotuj pismo
W ponagleniu wskaż:
– swoje dane,
– urząd prowadzący sprawę,
– czego dotyczy sprawa,
– na czym polega opóźnienie,
– żądanie przyspieszenia postępowania.
4. Złóż ponaglenie
Możesz to zrobić:
– osobiście w urzędzie,
– listownie,
– elektronicznie.
5. Czekaj na reakcję
Urząd ma 7 dni na przekazanie ponaglenia dalej.
Organ nadrzędny oceni sytuację i może wyznaczyć termin zakończenia sprawy.
Joanna Świątek-Wojnarowska
prawnik
